jeudi, février 2, 2023

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Agenda en ligne : pourquoi gagne-t-il face à la version papier ?

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L’agenda est un outil apparu autour des années 1900 dont le rôle principal est d’organiser les journées d’une personne, en associant des activités à un timing donné.

Si autrefois, on le retrouvait uniquement sous forme de document physique, il existe désormais en ligne grâce aux développements technologiques.

Cette nouvelle version présente de nombreux avantages pour les particuliers et les entreprises qui méritent d’être connus.

Découvrez ici les atouts de l’agenda en ligne face à l’agenda physique.

Un agenda en ligne, pour une meilleure gestion de votre temps

Avec l’avènement des nouveaux modes de travail comme le télétravail ou le travail hybride, la gestion du temps est devenue une problématique très importante. Bien organiser son temps est désormais capital, afin d’être plus productif. Ainsi, recourir à un agenda en ligne est une solution qui permet d’organiser sa vie professionnelle et sa vie personnelle.

Disponible depuis n’importe quel support électronique (smartphone, tablette, pc), cet outil vous permet essentiellement de créer votre emploi du temps de la semaine. Il vous aide ainsi à planifier vos rendez-vous professionnel ou personnel. Ainsi, il vous évite de les oublier ou de les manquer.

Par ailleurs, un agenda en ligne vous permet également de programmer d’autres tâches de la semaine comme les sorties, les courses, etc. Notez qu’il favorise aussi les mises à jour en temps réel. C’est-à-dire que vous pouvez y mentionner de façon instantanée vos réunions annulées, vos rendez-vous décalés, etc.

En outre, l’usage d’un agenda en ligne vous permet d’en donner l’accès à d’autres personnes. Ainsi, si vous avez des collaborateurs, vous pouvez leur permettre de voir votre agenda en ligne.

Ces derniers pourront s’en servir pour planifier des rendez-vous ou des réunions avec vous, lors de vos créneaux qui s’afficheront comme étant libres. De même, vous pourrez avoir accès à leur agenda s’ils vous en donnent l’accès.

Votre agenda et vos rendez-vous disponibles n’importe où

Un autre avantage du fait d’opter pour un agenda professionnel en ligne est qu’il peut être consulté n’importe où et à tout moment. Ainsi, que vous soyez au bureau, à domicile ou en vacances, vous pouvez visualiser votre agenda, sans le moindre effort. Contrairement à un agenda papier qui peut devenir très vite encombrant, l’agenda numérique se révèle facile d’accès et d’utilisation, puisqu’il est virtuel.

Il s’agit d’un outil dématérialisé qui peut être employé à tout moment, surtout par les nomades professionnels. Il suffit que vous vous connectiez à internet au moyen d’un smartphone, d’une tablette ou d’un PC. Ensuite, vous devrez renseigner votre mot de passe pour voir en un clic vos programmes de la journée ou de la semaine.

Par ailleurs, sachez que pour avoir accès à votre agenda depuis les supports précédemment mentionnés, vous devez synchroniser l’application sur chacun d’eux. Ainsi, vous aurez accès aux mêmes informations, que vous utilisiez un smartphone, une tablette ou un PC. Pour y parvenir, il vous suffit d’ouvrir les paramètres de l’application sur votre appareil mobile. Ensuite, cliquez sur « Comptes » pour sélectionner celui que vous utilisez. Cliquez enfin sur synchronisation du compte.

Une fois terminé, vous pourrez avoir accès à toutes les informations contenues dans votre agenda à partir de n’importe quel support.

agenda en ligne rendez-vous professionnels
agenda en ligne rendez-vous professionnels

Gardez une trace durable de chaque engagement professionnel

L’agenda en ligne permet, tout comme un agenda papier, de garder une trace de tous vos rendez-vous professionnels, vos réunions, etc. En effet, lorsque vous renseignez dans un agenda en ligne une tâche ou un évènement, il y reste pendant une durée indéfinie. Même après une année écoulée, vous pourrez voir toutes les activités que vous avez menées en cette journée.

Ainsi, l’agenda en ligne peut vous aider à vous souvenir si vous avez effectué ou non une tâche donnée, à un moment précis.

Toutefois, sachez que vous pouvez supprimer de votre agenda une tâche déjà réalisée si vous le souhaitez. Si vous utilisez Google agenda par exemple, il vous suffit de vous rendre sur cette tâche et de cliquer sur « supprimer ». Vous remarquerez ensuite qu’elle sera retirée automatiquement et définitivement de votre agenda. Pour le faire à partir d’autres modèles d’agendas en ligne, rendez-vous dans la rubrique « aide » de l’outil concerné, puis suivez les instructions.

Un agenda en ligne vous fait des rappels

Un atout non négligeable de l’agenda en ligne est qu’il peut vous rappeler à temps votre planning de la journée. Cette fonctionnalité le rend plus performant qu’un agenda en papier, puisqu’il faut forcément consulter ce dernier pour se souvenir d’un rendez-vous. Toutefois, il faut préciser que pour profiter de cet avantage, vous devrez activer la fonctionnalité en question.

Les étapes pour activer cette fonctionnalité sont en général semblables sur la plupart des applications. Pour commencer, vous devez ouvrir l’application sur vos appareils et cliquer sur l’onglet « mes agendas », puis cocher « rappels ». Cliquez ensuite sur « créer ». Dans le pop-up qui apparaîtra, cliquez à nouveau sur rappel et saisissez l’évènement à rappeler ou choisissez une suggestion. Pour finir, vous aurez à sélectionner une date et une heure. Confirmez vos réglages en cliquant sur le bouton « enregistrer ». Les rappels s’afficheront à la date et l’heure mentionnées.

Par ailleurs, un agenda en ligne partagé peut également envoyer des rappels à vos clients s’ils prennent rendez-vous avec vous. En effet, ces derniers peuvent le faire juste en consultant votre agenda et en sélectionnant un créneau libre. Pour les aider à honorer leur rendez-vous, vous pouvez le leur rappeler à partir de l’outil que vous utilisez.

Celui-ci se chargera de leur envoyer un mail ou un SMS de rappel. Toutefois, vous devrez activer cette fonctionnalité pour en bénéficier. Retenez qu’il ne faut pas leur envoyer des rappels de façon insistante. Autrement, ils pourraient se sentir ennuyés ou harcelés. Leur envoyer un SMS ou un mail de rappel la veille et le jour du rendez-vous est largement suffisant.

Un agenda en ligne est un outil qui remplace facilement l’agenda physique. Au-delà des avantages présentés, il permet aux entreprises de gagner du temps et d’être plus productives. Il les aide aussi à être plus organisées. De plus, il permet aux employés de s’informer plus facilement sur les différents évènements qui auront lieu au sein de l’entreprise, au cours d’une période donnée.

Pierre Le Marier
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